Principales Funciones de Oficina

Aprende las principales funciones de oficina ya que todas las compañías, empresas, fábricas, entidades gubernamentales, institutos de educación, cuerpos de seguridad y muchas más entidades cuentan con oficinas en las que se gestionan actividades de gran importancia para el desarrollo y éxito de la organización. Y es que el cerebro de las organizaciones tiene lugar en estos espacios. Además de este artículo puedes obtener ejemplos para solicitud de empleo o para contestar la respuesta de funciones de oficina que domina.

Funciones de oficina que domina

Entre las funciones esenciales que se cumplen en estos espacios destacan las siguientes:

Atención de llamadas

Las comunicaciones telefónicas son una de las formas de contacto más frecuentes, por lo que se atender las llamadas se transforma en una de las funciones más usuales durante el día de trabajo. Este medio de comunicación es comúnmente utilizado por clientes, proveedores y compañeros de trabajo; para lograr un trabajo éxito, necesariamente, hay que atender las llamadas.

Esta labor parece sumamente simple, pero requiere de cierto protocolo especial que le da institucionalidad y formalidad a la oficina. Así que son varios los factores que se deben tener en cuenta al momento de responder las llamadas:

  • Correcta modulación
  • Tono de voz adecuado
  • Formalidad en el discurso
  • Atender a las normas de cortesía oral: buenos días, buenas tardes, por favor, gracias, con gusto, entre otras frases.
  • Al contestar la llamada, se debe enunciar la oficina a la cual se ha comunicado la persona: cobranza, bien muebles, recursos humanos, secretaría, entre otros; junto con el nombre de la institución.

Cuando se atienden las llamadas de clientes o proveedores, es muy importante anotar la mayor cantidad de datos posibles; de esta manera, se puede realizar un seguimiento apropiado y alimentar la base de datos de contactos de la oficina.

Planificación

La planificación es parte importante de las organizaciones y las llevan a cabo todas las oficinas a disposición. Esta actividad tiene naturaleza variada, se refiere a la organización de diversos tipos de actividades o proyecto. Así, dependiendo de las funciones de la oficina, se puede referir a la planificación de reuniones, eventos, proyectos, etapas de trabajo y mucho más.

Esta es una actividad de gran importancia, pues se evita la improvisación en el trabajo, genera seguridad en las labores y guían los pasos a seguir en relación a las acciones que la oficina requiere realizar.

Reuniones

En las oficinas, los que trabajan representan un equipo de trabajo que, de manera más o menos constante, debe reunirse para solucionar dificultades, aportar ideas, avanzar en proyectos, evaluar desempeño y mucho más.

También las reuniones pueden realizarse con el personal de otras dependencias, pues hay que tener presente que todas las oficinas de una organización son parte de un mismo equipo y que requieren de poner a tonos sus actividades para trabajar de manera coherente en la búsqueda de un mismo fin.

La planificación, asistencia y seguimiento de las reuniones resultan muy importantes en el trabajo de oficina, porque orientan el trabajo en equipo. En las reuniones, se pone en práctica de manera concreta la comunicación, que es uno de los factores más importantes en la dirección de las organizaciones, sin importar su naturaleza.

Funciones administrativas

Estas funciones dependen en gran medida de la naturaleza de las oficinas. La mayor parte de las oficinas de una organización deben gestionar recursos, que no siempre son monetarios; también pueden ser: maquinarias, recursos humanos, espacios físicos, equipos tecnológicos y muchos más.

La realización de estas funciones abarca, muchas veces, el mayor esfuerzo en el trabajo de oficina y requieren de mucha atención, pues representan la responsabilidad a cumplir por el equipo de trabajo.

También este espacio administrativo resulta muy importante para el cumplimiento de requerimientos legales que representan una parte fundamental del funcionamiento de toda organización, sin la cual sería imposible avanzar.

Organización de Archivos

En una oficina, de forma constante, ingresan documentos, físico y virtuales, que tienen que ser almacenados, pero no de cualquier manera; sino de la forma más organizada posible. El orden en los archivos, permitirá que, en un futuro, sin importar el tiempo, sea posible acceder a un documento.

Esta organización tiene un gran valor dentro de las actividades de la oficina, pues logra evitar muchos futuros inconvenientes y facilitan enormemente procesos necesarios en la misma. Esta actividad puede ser una de las más olvidadas y de las que provocan mayores dificultades en los espacios de la oficina.

Para establecer la organización de los archivos, cada entidad establece sus propias metodologías:

  • Orden alfabético
  • Número de correspondencia
  • Fecha
  • Secciones

Recepción, procesamiento y envío de documentos

Todas las oficinas reciben documentos de entes externos e internos de la organización. En estas correspondencias se pueden encontrar diversos tipos de contenidos: peticiones, requerimientos, permisos, planteamientos, narrativas de acontecimientos, notificaciones, invitaciones y mucho más.

La oficina debe establecer un protocolo formal para gestionar estos documentos. La recepción se suele hacer en original y copia cuando es en físico, colocando la firma y la fecha que certifica la recepción. Así mismo, es necesario procesar la información que tiene cada documento y realizar las gestiones correspondientes según la información contenida. En muchas ocasiones, la recepción de un documento generará el envío de otro documento desde la oficina.

Así mismo, todos y cada uno de los documentos que llegan a las instancias de la oficina deben ser archivados de manera correcta, lo mismo con los documentos que son enviados a otras instancias.

Inventario

Cada oficina debe tener claridad en relación a los recursos con los que cuenta. A razón de esto, cada cierto tiempo es importante que se realice un inventario que incluya todos los recursos de la oficina: muebles, equipos, materiales de oficina, materiales de limpieza, entre otros.

Así mismo, durante el inventario se debe informar acerca de ingresos o egresos de recursos; así como de fallos o daños que puedan presentar algunos de los recursos propiedad de la oficina. El inventario requiere de un informe, donde se detallen la situación de los recursos y las necesidades que se puedan tener de los mismos, en caso de no contar con ellos.

Mantener los suministros

Para el correcto funcionamiento, existen recursos indispensables con los que se deben contar: papelería, tinta, carpetas, bolígrafos, cuaderno de correspondencia, cinta adhesiva, clips, teléfono, ordenador, módem, materiales de aseo, entre otros.

Si algunos de los suministros se agotan, es labor de los trabajadores de la oficina velar por su reposición cuanto antes. De lo contrario, las labores en la oficina se verán altamente entorpecidas. Todos estos suministros cumplen una función instrumental que, aunque sean simples, tienen un rol determinante en la realización de las actividades generales en la oficina. Así que no pueden faltar.

Gestión de finanzas

La mayor parte de las oficinas tienen que inevitablemente realizar gestión de finanzas. Algunas oficinas con más alcance que otras, pues ciertas están dedicadas completamente a la administración financiera, como sucede con las oficinas encargadas de las compras, el pago de la nómina de los trabajadores o similares.

Otras oficinas cuentan con ciertos recursos financieros que deben invertir en las actividades que realizan, lo cual requiere de una gestión delicada de recursos. Esta gestión requiere de procesos complejos como: justificación, asignación, seguimiento y más.

Esta es una de las actividades más delicadas en el manejo de las oficinas, pues la mala gestión puede ocasionar grave consecuencias para los trabajadores de la oficina.

Logística

Puede ser la especialidad de algunas oficinas; sin embargo, de alguna manera, todas las oficinas requieren de la realización de cierta logística. Esta actividad tiene que ver con el contacto con proveedores, la gestión de materiales y el seguimiento de los mismo.

Esta función permite garantizar que la organización esté funcionando al 100% de su capacidad, necesario para la consolidación y la evolución de la misma.

Atención al Cliente

Bien sea que la empresa comercialice un producto o brinde un servicio, la forma más idónea para consolidarse es ofrecerles a los clientes la atención necesaria que requiere. Por ello, las oficinas deben esforzarse en la mejor atención posible. Siempre recordando que los clientes son los que están confiando e invirtiendo en la organización.

En el caso de entidades gubernamentales, que no ofrecen bienes o servicios, la atención al cliente también tiene gran importancia; pues su misión suele ser social y de gran impacto en las personas. Así que no es un aspecto de las funciones de la oficina que se pueda descuidar.

Evaluación

El monitoreo del trabajo en una oficina debe ser constante. Usualmente, cada cierto tiempo se realizan evaluaciones de desempeño, de obtención de resultados y mucho más. Este proceso resulta muy importante para poder garantizar la corrección de dificultades en la oficina y para reconocer cuáles son las fortalezas de la misma, para poder aprovecharlas de manera apropiada.

Sin importar cuál sea la naturaleza de la oficina, todas realizan evaluaciones; algunas solo a sus propias actividades y otras hacia otras entidades, externas o internas de la organización correspondiente.

Entrevistas

En ciertos momentos, se hará necesaria la realización de entrevistas a personal para la propia oficina o para una de la misma organización. Estas entrevistas deben tener un protocolo propio de la empresa y de la organización; en el cual, se establezca en el perfil de la persona o personas que se requieren para cumplir con el trabajo que se necesita.

Las entrevistas son muy importantes, pues a través de ellas se puede acceder a un personal calificado, la creación de un ambiente de trabajo agradable y tener a las personas adecuadas para llevar a la organización al éxito que se desea conseguir.

Referencias bibliográficas

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